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Migration d’archives vers Office 365

 

Les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à migrer leurs infrastructures et outils collaboratifs vers Office 365…cependant afin de mener un projet efficacement, quelques sujets sont à préciser…

La migration des données comprend en premier chef la messagerie, avec une particularité souvent présente : la présence d’un outil d’archivage.

 

Les plus courants étant : Entreprise Vault, emailXtender, SourceOne, sans oublier les PST voir même Exchange (boîte d’archives).

 

Boites aux lettres actives, boites journal, boites d’anciens collaborateurs présentent des caractéristiques auxquels la migration doit s’adapter systématiquement, les contraintes étant différentes. De toute évidence, seule une migration de « bout en bout », sans passer par des étapes intermédiaires (stockage, PST, NSF etc.), avec un reporting permanent, permet un processus viable et fiable.

 

1. Les choix et les contextes

Une migration des boîtes aux lettres vers O365 implique que ces dernières aient été activées dans le cloud, faute de quoi aucune cible n’est disponible.  C’est donc un prérequis. La migration des boîtes aux lettres actives (personnes présentes dans l’entreprise) nécessite une synchronisation entre l’existant et le nouveau récipient O365. La migration des emails, archivés ou non, se gère comme un workflow permettant d’assurer la convergence des informations vers la « nouvelle » cible, en général la même adresse mail sur un environnement différent.

 

Dans le cas des boîtes aux lettres inactives, mais toujours présentes (ancien collaborateur, départs…) – en particulier dans les systèmes d’archivage-, plusieurs options sont à envisager, de la création de cibles temporairement activées, à des cibles permanentes regroupant ces informations. Ou l’oubli définitif, impliquant, la perte d’information. Reste que les outils de recherche préfèrent balayer la totalité des informations dans le temps…

 

Plus compliquée reste la migration des boites « journal » vers O365. Une telle boite n’étant pas présente dans O365, quelques artifices (boite RIFF, à compter de E3) peuvent être appliqués mais il existe aujourd’hui des espaces cloud/Azur de type WORM avec toute l’artillerie d’outils pour faire du traitement « légal » sur ces emplacements. Migrer une boite journal sur un tel espace reste la solution la plus intéressante que ce soit en temps et facilité de migration comme du point de vue de la mise à disposition des informations dans un contexte juridiques adéquat (rétention, legal hold, eDiscovery, etc..).

 

2. Les éléments essentiels

–  La volumétrie à migrer

–  La vitesse de migration établie entre la source et la cible afin de définir le temps projet

–  La dichotomie des traitements entre les types de boîtes aux lettres

–  Les ensembles de boîtes aux lettres à regrouper selon les priorités et les urgences

–  Le traitement des boîtes aux lettres et messages corrompus

–  La communication et le reporting sur les actions menées et terminées.

 

 

3. RGPD & migration

Les outils installés permettent de faire une analyse complète des données à traiter (nombre, volume), de définir des groupes de boîtes aux lettres afin de travailler les priorités par lots, de déclencher les processus de migration et de générer des rapports sur les résultats.

 

Ces tâches, sur un projet qui reste temporaire et unitaire, peuvent être menées par les équipes internes, une fois formées mais sans grande expérience sur le traitement des erreurs, ou être gérées par des spécialistes.

 

Il existe tout un panel d’outils permettant ce suivi avec une contrainte particulièrement respectée : la RGPD. En effet, la première question posée est l’accessibilité aux contenus des emails par les opérateurs.

 

Seul le pilotage du système de migration est en réalité accessible. Si la création des lots de migration nécessite la connaissance structurelle de l’email du destinataire, afin de le migrer sur lui-même dans un nouveau contexte, aucune des informations textuelles inhérentes au message lui-même (corps du message,pièces jointes) n’est accessible ni accédée. De quoi rassurer les responsables sécurité qui se posent légitimement la question.

 

La réponse : Une boite noire : un flux privatif entre la source et l’outil, un accès cloud classiquement contrôlé pour la cible, un panneau de contrôle des actions. Rien d’autre.

 

EN BREF

De nombreuses migrations ont ainsi été réalisés avec succès au cours de ces dernières années. On retiendra en particulier la solution TVS Migrator et TVS Sprint de TRANSVAULT, les plateformes sécurisées Worm (dans AZUR) comme la solution HUBSTORE permettant le positionnement et le traitement de données légales, le journaling, la gestion sécurisée des données en provenance d’une migration ou d’un O365 en activité.

 

Associée aux bons outils, une migration reste un processus dont le succès est lié au temps d’exécution et à la capacité technique de l’outil. Optrium accompagne vos projets depuis plus de 15 ans.

 

 
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